Inhaber und Geschäftsführer von kleinen Unternehmen mit nur wenigen oder gar keinen Mitarbeitern zweifeln oft über die Sinnhaftigkeit von Qualitätsmanagement-Systemen (QMS) im eigenen Betrieb. „Zu zeitintensiv“, „Zu teuer“ oder gar „Brauchen wir nicht“ sind Argumente, die man im Berateralltag häufig zu hören bekommt. Jedoch geht es dabei meist um ein ISO-zertifiziertes, also ein den Anforderungen der ISO Normenreihe 9000ff genügendes System.
Im Verständnis vieler Unternehmer ist das Qualitätsmanagement-System eine Dokumentation der eigenen Geschäftsprozesse. Die Dokumentation zeigt, dass das Unternehmen die gestellten Kundenerwartungen sowie behördliche Anforderungen erfüllt. Somit hat das Managementsystem, soweit es extern zertifiziert ist, einen gewissen Werbeeffekt und in manchen Branchen auch rechtliche Relevanz. Eigentliches Ziel des Managementsystems ist jedoch, die Effizienz des Unternehmens nachhaltig zu steigern, um im Wettbewerb erfolgreich bestehen zu können. Tatsache ist, dass man sich das Geld und den Aufwand für eine ISO-Zertifizierung sparen kann, wenn es von den Kunden und den Aufsichtsträgern des Unternehmens nicht gefordert wird.
Ob nun zertifiziert oder nicht – die Entwicklung und Einführung eines dokumentenbasierten QMS hilft dem Unternehmen in vielerlei Hinsicht bei der Weiterentwicklung des eigenen Potentials. Insbesondere die eigenen Mitarbeiter profitieren zumeist von der Dokumentation der betrieblichen Prozesse. Gerade in Unternehmen mit wenig Personal, in denen einzelne Mitarbeiter auch die Arbeit abwesender Kollegen – sei es durch Krankheit oder Urlaub – übernehmen müssen, helfen transparente Strukturen bei der Bewältigung bereichsübergreifender Aufgaben. So können mithilfe von Arbeitsanweisungen und Checklisten personelle Ausfälle kompensiert, die Fehlerhäufigkeit reduziert und der Genesungs- und Erholungsprozess des Mitarbeiters gefördert werden, weil man ihm nicht ständig hinterher telefoniert. So trägt das Managementsystem auch indirekt zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Aber es gibt noch andere gute Gründe zur Einführung eines dokumentierten QM-Systems für kleine Unternehmen: Verlassen Mitarbeiter dauerhaft das Unternehmen, nehmen sie in der Regel auch Prozess-Know-how mit und der Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist umso höher, je weniger transparent die Prozesse der vakanten Stelle sind. Für den Firmeninhaber kann das sehr kostenintensiv sein. Zudem erhöht die Unabhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern die Flexibilität seiner Entscheidungen.
Grundsätzlich hängt dies von der Komplexität der Arbeitsabläufe ab. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass die Dokumentation am Ende nicht zum Papiertiger verkommt. Ein erster Schritt zu einer professionellen und dennoch schlanken Dokumentation wäre, vorerst nur Prozesse zu beschreiben, die in der Firma auch tatsächlich von Bedeutung sind. Bindet man die Mitarbeiter bei der Erstellung der Dokumentation mit ein, fordert man proaktiv Leistungen der Beschäftigten ein und zeigt ihnen gleichzeitig Wertschätzung, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterbindung an das Unternehmen führt.
Der zweite Schritt ist dann die Prüfung, ob das System in der täglichen Arbeit auch wirklich „gelebt“, sprich: genutzt wird. Sollte eine Zertifizierung irgendwann nötig oder zweckmäßig werden, müssen die Forderungen der DIN EN ISO 9001 einfach an den Betrieb angepasst werden. Hier werden aber nur die Mindestanforderungen an Dokumentation, Aufzeichnungen und Formulare eingeführt. Somit bleibt das QMS übersichtlich und für das Unternehmen nutzbar.
Es ist sinnvoll, ein qualifiziertes Beratungsunternehmen beim Aufbau des Qualitätsmanagement-Systems einzubeziehen, dass das Projektmanagement übernimmt und interne Schulungen zum Thema ISO 9001 durchführt. Die Beratungskosten für die QM Einführung in kleinen Betrieben der gewerblichen Wirtschaft, für Handwerker und für bestimmte freie Berufe können vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) mit bis zu 2.400,- Euro gefördert werden.